E-Rechnung: Pflicht im Bund, Option in den Städten

Ab 2014 stellt der österreichische Bund die Kommunikation mit seinen Lieferanten völlig auf E-Rechnung um. Das heißt, dass die Rechnungen an den Bund weder in Papierform noch als PDF-Datei gesendet werden dürfen: Die sogenannte E-Rechnung trägt ein eigenes Format, in dem alle Daten mit speziell dafür vorgesehenen Zeichen markiert sind, damit Rechnungen vollautomatisch in ein System übertragen werden können. 

Die E-Rechnung ist weit davon entfernt, z.B. über die EU hinweg standardisiert zu sein. Nicht einmal innerhalb Österreichs gelten überall die gleichen Richtlinien: In Wien zum Beispiel wird der gesamte Prozess der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen von SAP, einem externen IT-Unternehmen, übernommen.  

Unverbindliche EU-Richtlinie

Auch die EU hat eine Richtlinie für E-Rechnungen entwickelt, stellt den Staaten jedoch frei, wie genau diese umzusetzen ist – was dazu führt, dass jedes Land seinen eigenen Standard für elektronisch erfassbare Rechnungen einführt und sie somit untereinander nicht kompatibel macht. Beispielsweise erlaubt die EU wiederum eine einfache Rechnung in PDF-Form, die als „elektronische Papierrechnung“ bezeichnet wird und nicht automatisch verarbeitbar ist.

Um sich zumindest im deutschsprachigen Raum den Überblick über die verschiedenen Arten der Rechnungsstellung sowie anderer staatlich festgelegter Unternehmensrichtlinien zu behalten, bietet sich für Selbstständige und Unternehmer eine softwarebasierte Unterstützung an, die das Erstellen der E-Rechnungen und anderer Formulare einfach gestaltet. Eines dieser Programme, das die E-Rechnung auch nach den Forderungen der Republik Österreich erstellen kann, ist das Tool EasyFirma, das auf der Seite von WoAx-IT für Unternehmer als Gratis-Testversion zur Verfügung steht.

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